03.06.2020

Sperrung des Empfangs alter Office-Formate in E-Mail-Anhängen

E-Mails mit Anhängen im alten Office-Format werden seit dem 5. Juni 2020 von den zentralen Mailservern der Freien Universität Berlin nicht mehr angenommen.

Grund für die Sperrung sind Sicherheitserwägungen, da die alten Office-Formate seit längerer Zeit dafür genutzt werden, mit darin versteckter Schadsoftware Computer und Netzwerke anzugreifen. Dabei macht sich die Schadsoftware kritische Unterschiede zwischen alten und neuen Datei-Formaten zunutze. In den Dateien der alten Office-Formate können sich sogenannte Makros (kleine, ausführbare Programme) befinden, die beim Öffnen den Rechner des Empfängers infizieren. Der Schädling Emotet z.B. nutzt diese Methode sehr erfolgreich.

Dateien im alten Office-Format erkennt man an folgenden Endungen:
DOC, DOT, DOCM, DOTM, XLA, XLS, XLT, XLSB, XLSM, XLTM, XLAM, PPT, PPTM, POTM, PPSM, PPAM, PPA.

Abgewiesene E-Mails werden i.d.R. automatisch mit einem entsprechenden Vermerk an den Absender zurückgeschickt. Sowohl Rücksendung als auch Fehlermeldung werden dabei durch den Mailserver des Absenders erzeugt. Daher hat die ZEDAT leider bei von außen eingehenden E-Mails keinen Einfluss auf Art und Inhalt der Fehlermeldung.

Beim E-Mail-Versand von internen Absendern über die ZEDAT-Mailserver ist aber in jedem Fall sichergestellt, dass Informationen nicht unbemerkt verloren gehen können. Die entsprechende Fehlermeldung lautet: "This message contains an attachment of a type that we do not accept."

Um Office-Dokumente per E-Mail zu verschicken, sollten die aktuellen Office-Formate genutzt werden, da Makros in diesen Formaten nicht enthalten sein können. Eine Konvertierung in die mit Office 2007 eingeführten aktuellen Office-Formate (DOCX, XLSX, PPTX usw.) kann z.B. in den jeweiligen Programmen durchgeführt werden. Dazu muss das alte Dokument geöffnet und anschließend im aktuellen Format gespeichert werden.

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