Anrufbeantworter - Schritt für Schritt Anleitung


Allgemeines


Der Anrufbeantworter muss im ZEDAT-Portal unter https://portal.zedat.fu-berlin.de/ aktiviert werden.

Wenn Sie eine Sprachnachricht bekommen, wird diese zusätzlich als Datei im MP3-Format an Ihre E-Mail-Adresse gesendet. Sobald eine neue Nachricht hinterlassen wurde, leuchtet die rote Lampe im Telefonhörer 8851_Leuchtanzeige am Hoerer.jpg und die Anzahl der Nachrichten erscheint neben Ihrem Profilnamen im Display.

Bei Funktionsrufnummern ist der Anrufbeantworter grundsätzlich deaktiviert. Wenn Sie diesen aktivieren möchten, wenden Sie sich bitte per E-Mail an den fon@fu-berlin.de.


Um den Anrufbeantworter zu konfigurieren, müssen Sie auf das Nachrichten-Symbol 8851_Nachrichtentaste.jpg bzw. Nachrichtentaste8961.JPG auf dem Telefon drücken oder die Rufnummer 8991 wählen.

Sie werden dann automatisch mit der Voice-Mailbox verbunden.

In diesem Abschnitt wird der sogenannte Voicebaum beschrieben. Dieser Voicebaum bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Nachrichten zu verwalten und das Verhalten Ihrer Voicemail-Box zu konfigurieren.


Ein- und Ausschalten am Telefon


Sie können Ihren Anrufbeantworter jederzeit über das Telefon permanent einschalten. Um alle Anrufe auf den Anrufbeantworter umzuleiten, drücken Sie zuerst "Alle uml." auf Ihrem Telefon und danach die Nachrichten-Taste. Alternativ können Sie auch die 8991 wählen. Anschließend sollte im Display "Rufumleitung an Voicemail" erscheinen. Wenn Sie diese Einstellung vorgenommen haben, werden Anrufer sofort an Ihren Anrufbeantworter weitergeleitet. Sollten Sie eine Verzögerung der Ansage wünschen, so können Sie dies im ZEDAT-Portal einstellen.


Ein- und Ausschalten über das ZEDAT-Portal

Um eine Weiterleitung an den Anrufbeantworter zu veranlassen, müssen Sie sich im ZEDAT-Portal einloggen. Unter "Telefoneinstellungen" wählen Sie den Menüpunkt "Weiterleitung und Anklopfen" aus. Wenn Sie bei der Verzögerungszeit „ohne Verzögerung" auswählen, übernimmt der Anrufbeantworter sofort und Sie hören auch keinen Klingelton. Wenn Sie den Anrufbeantworter ausschalten wollen, nehmen Sie das Häkchen raus. Wenn Sie "an Zielrufnummer" auswählen, wird der jeweilige Anrufer an eine von Ihnen angegebene Nummer weitergeleitet.



Hauptmenü


Der Einstieg in den Voicebaum erfolgt über das Hauptmenü.

Hier haben Sie vier Optionen:

Tastenbelegung
* - Nachrichten abhören / Abfragemodus
3 - Konfigurationsmenü öffnen
5 - Instant Greetings verwalten
9 - Wiederholung der Optionen
  Hauptmenue.jpg




Nachrichten abhören / Abfragemodus

Im Abfragemodus können Sie sowohl Ihre neuen als auch Ihre gespeicherten Nachrichten abhören. Alle Nachrichten werden in Form von E-Mails in Ihrem Outlook-Postfach abgelegt.

Neue Nachrichten in der Voicemail-Box entsprechen ungelesenen Sprach-
nachrichten in Ihrem E-Mail-Postfach. Gelesene Sprachnachrichten im Postfach entsprechen gespeicherten Sprachnachrichten in der Voicemail-Box.

Sie können damit Ihre Outlook Postfach-Nachrichten als neu oder als gespeichert markieren.

Hinweis!
Verschieben Sie Ihre Nachrichten in einen Unterordner, werden sie über den Abfragemodus des Voicemailsystems nicht mehr berücksichtigt und somit nicht mehr abgespielt. Löschen Sie Nachrichten über den Abfragemodus, werden sie auch aus Ihrem Postfach gelöscht.
  Abfragemodus.jpg


Tastenbelegung
1 - Rückruf: Wurde beim Hinterlassen der Nachricht von einem Telefon ohne Rufnummernunterdrückung angerufen, wird hiermit ein Rückruf an die entsprechende Rufnummer aufgebaut.
3 - Nachricht löschen: Die Nachricht wird aus Ihrem Voicemail-System und dem Postfach gelöscht.
4 - Vorherige Nachricht abspielen: Sofern dies nicht die erste neue Nachricht ist, können Sie hiermit eine Nachricht zurück springen und diese erneut abhören.
5 - Aktuelle Nachricht erneut abspielen: Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine Wiederholung der aktuellen Nachricht wünschen.
6 - Nächste Nachricht abspielen: Wollen Sie die aktuelle Nachricht nicht bis zum Ende anhören, können Sie hiermit auf die nächste Nachricht springen.
9 - Wiederholung der Optionen: Hiermit werden Ihnen die möglichen Optionen vorgespielt.
* - Gespeicherte Nachrichten abspielen: Wählen Sie diese Option, um die gespeicherten bzw. als gelesen markierten Nachrichten, abzuhören.
# - Hauptmenü: Durch die Wahl dieser Option gelangen Sie wieder in das Hauptmenü.


Diese Optionen lassen sich auch auf zuvor gespeicherte Nachrichten anwenden. Allein (*) hat dabei eine andere Bedeutung und führt Sie auch in das Hauptmenü.




Instant Greeting Menü

Bei der Verwendung von Instant Greeting können Sie bis zu 10 persönliche Ansagen verwalten. Neben dem Hinterlassen von Ansagen können Sie auch entscheiden, ob auf Ihrer Voicemailbox überhaupt Nachrichten hinterlassen werden dürfen. So kann es beispielsweise im Urlaub sinnvoll sein, auf das Aufzeichnen von Nachrichten zu verzichten und lediglich eine Ansage für den oder die Anrufer/In zu hinterlegen.


Instant Greeting versucht dabei möglichst wenige Konfigurationmaßnahmen von Ihnen als Benutzer zu verlangen und keine überflüssigen Optionen anzubieten.


InstantGreetingMenue.jpg  

Hier stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Tastenbelegung
3 - Aktivieren von Instant Greeting
4 - Deaktivieren von Instant Greeting
5 - Aufnehmen einer neuen Ansage
6 - Auswählen einer vorhandenen Ansage
9 - Wiederholung der Optionen
* - Hauptmenü


Sonderfall: Erstmaliges Aufrufen von Instant Greeting

Wird das Instant Greeting das erste mal aufgerufen, steht Ihnen lediglich der Punkt Aktivieren von Instant Greeting zur Auswahl. Es wird Ihnen sofort eine Hilfe vorgespielt, die Ihnen die Möglichkeit gibt, nach dem Signalton eine Ansage aufzuzeichnen. In dem Sie eine beliebige Taste drücken oder einfach auflegen wird die Aufnahme beendet und Instant Greeting automatisch aktiviert. Diese Ansage ist sofort aktiv und erlaubt es Anrufern eine Nachricht zu hinterlassen. Wollen Sie dies nicht, dürfen Sie nicht auflegen, sondern drücken die (4) um die Aufnahmefunktion zu deaktivieren.


Aktivieren von Instant Greeting

Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Instant Greeting zuvor deaktiviert wurde.


Deaktivieren von Instant Greeting

Diese Option steht Ihnen zur Verfügung, sobald Sie eine Ansage für das Instant Greeting aktiviert haben. Sobald das Instant Greeting deaktiviert wurde, greift die Voicemailbox auf andere Einstellungen zurück (beschrieben im Abschnitt „Prioritäten der Ansagen“). Die Ansagen bleiben jedoch im System und können über das Web-Interface angehört und ersetzt werden. Hierbei achten Sie bitte darauf, dass nur die Namen dtmf0 bis dtmf9 verwendet werden dürfen.


Aufnehmen einer neuen Ansage

Haben Sie weniger als 10 Ansagen hinterlegt, wird Ihnen hier angeboten, eine neue Ansage zu hinterlegen. Es wird immer automatisch die nächste freie Nummer für die Ansage verwendet. Anschließend können Sie diese als Instant Greeting Ansage aktivieren und die Aufnahme von Nachrichten gestatten oder verhindern.


Auswählen einer vorhandenen Ansage

Mit den Tasten 0-9 wählen Sie eine Ansage aus. Die gewählte Ansage wird Ihnen anschließend vorgespielt. Anschließend können Sie diese Ansage als Instant Greeting Ansage aktivieren und die Aufnahme von Nachrichten gestatten oder verhindern.


Hinweis!
Wollen Sie eine Ansage löschen, müssen Sie zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokumentes noch auf das Konfigurationsmenü navigieren und dort die Option „Eine Ansage löschen“ wählen.




Konfigurationsmenü

Das Konfigurationsmenü eröffnet Ihnen weitreichende Optionen zur Einrichtung der Voicemailbox.


Konfigurationsmenue.jpg  

Tastenbelegung
1 - Name aufnehmen
2 - Begrüßung aufnehmen
4 - PIN ändern
7 - Eine Ansage löschen
9 - Wiederholung der Optionen
* - Hauptmenü


Die oben aufgeführten Punkte Hauptmenü und Wiederholung der Option entsprechen den bisherigen beschriebenen Verhaltensweisen, alle Weiteren werden im Folgenden genauer beschrieben:


Name aufnehmen

Wollen Sie keine komplette Begrüßung für Ihre Voicemail-Box aufnehmen, können Sie auch nur Ihren Namen aufsprechen. Vor und nach Ihrem aufgezeichnetem Namen wird dann eine im System hinterlegte Ansage platziert, sodass den Anrufern auf Ihrer Voicemail-Box eine vollständige Begrüßung vorgespielt werden kann.


Das Voicemailsystem fordert Sie in diesem Menü auf, Ihren Namen nach dem Signalton zu hinterlassen. Jeder Tastendruck vor dem Signalton lässt Sie in das Konfigurationsmenü zurückkehren. Nachdem die Aufnahme gestartet wurde, schließt auch jeder Tastendruck die Aufnahme ab.


Begrüßung aufnehmen

Wählen Sie diese Option , wenn Sie Ihren Anrufern eine komplette persönliche Begrüßung vorspielen lassen wollen. Das Voicemailsystem fordert Sie in diesem Menü auf, Ihren Namen nach dem Signalton zu hinterlassen. Jeder Tastendruck vor dem Signalton lässt Sie in das Konfigurationsmenü zurückkehren. Nachdem die Aufnahme gestartet wurde, schließt jeder Tastendruck die Aufnahme ab.


PIN ändern

PIN.jpg  
In diesem Menü ändern Sie Ihre persönliche PIN. Mit dieser PIN haben Sie telefonischen Zugriff auf Ihr Voicemail-System und gelangen auch in dessen Menü. Während die Optionen vorgelesen werden, können Sie jederzeit mit 9 die möglichen Optionen erneut abspielen lassen, # die PIN-Eingabe starten, * in das Konfigurationsmenü zurückkehren.

Nachdem Sie Ihre PIN eingegeben haben, beenden Sie die Eingabe durch erneutes Drücken von #. Wollen Sie die Eingabe abbrechen, drücken Sie * oder legen einfach auf.


Eine Ansage löschen

Diese Option wird Ihnen nur angeboten, wenn Sie eine eigene Ansage im Voicemail-System gespeichert haben. Das abgespielte Menü stellt sich dynamisch anhand der vorhandenen Ansagen zusammen. Nur vorhandene Ansagetypen werden Ihnen auch als Option angeboten.

Tastenbelegung
1 - Name löschen 2 - Begrüßung löschen
5 - Instant Greeting löschen
9 - Wiederholung der Optionen
* - Konfigurationsmenü
  Ansageloeschen.jpg


Name/Begrüßung löschen

Durch Auswahl einer der beiden Optionen wird die entsprechende Ansage sofort gelöscht.


Instant Greeting löschen

InstantGreetingloeschen.jpg   Sie werden aufgefordert, die Nummer des zu löschenden Instant Greetings einzugeben. Anschließend wird das Instant Greeting nochmals abgespielt und Sie müssen das Löschen bestätigen.

Durch Drücken von * gelangen Sie zurück in das Menü „_Eine Ansage löschen_“.




Nützliche Zusatzinformationen


Fernabfrage des Anrufbeantworters

Um Ihren Anrufbeantworter von einem externen Telefon abfragen zu können, müssen Sie für den Anrufbeantworter zuerst eine PIN setzen. Diese PIN ist nicht zu verwechseln mit der zum Anmelden am Telefon. Wie Sie die PIN für den Anrufbeantworter einstellen, erfahren Sie unter dem Punkt "PIN für externes Abhören des Anrufbeantworters" auf dieser Seite. Nachdem Sie die Arbeitsschritte ausgeführt haben, können Sie Ihre Nachrichten auch extern abrufen. Rufen Sie dazu Ihre Rufnummer an und warten Sie, bis der Anrufbeantworter das Gespräch entgegen nimmt. Sobald dies geschieht, drücken Sie die *-Taste auf Ihrem Telefon. Sie werden nun aufgefordert, die PIN Ihres Anrufbeantworters einzugeben. Bestätigen Sie Ihre PIN - Eingabe mit der *-Taste. Sie können Ihren Anrufbeantworter nun wie gewohnt bedienen.


Urlaubsansage

Wenn Sie eine Urlaubsansage aufgesprochen haben, ist diese für jeden Anrufer hörbar. Auch für diejenigen, die einen speziellen Begrüßungstext von Ihnen zugwiesen bekommen haben. Allerdings bleiben sowohl Ihr Begrüßungstext, als auch die speziell zugeordneten Nachrichten erhalten. Wenn Sie die Urlaubsansage nach Gebrauch löschen, werden die speziell zugeordneten Nachrichten und Ihr Begrüßungstext wieder abgespielt.


Formulierung von Ansagen

Bitte vergessen Sie bei der Formulierung Ihrer Ansage nicht, Ihre Anrufer darauf hinzuweisen, dass sie nach dem Signalton sprechen sollen.


Automatische Speicherung

Wenn Sie sich Ihre neuen Nachrichten bis zum Ende anhören und dann nicht löschen, werden diese automatisch als gespeicherte Nachrichten hinterlegt. Sie können diese später erneut abrufen.


Sprung zur Begrüßungstextaufnahme

Wenn Sie neue oder gespeicherte Nachrichten auf Ihrem Anrufbeantworter haben und schnell einen Begrüßungstext erstellen wollen, ohne sich die Nachrichten anzuhören, drücken Sie die *-Taste. Damit springen Sie automatisch in das „Menü zum Aufnehmen der persönlichen Begrüßung“.


Erklärung wiederholen

Sie können sich die Erklärungen des Telefons wiederholen lassen, indem Sie die 9 drücken.