Grundfunktionen von Exchange mit Outlook


E-Mail

Erstellen und Senden von E-Mails

Wenn Sie eine E-Mail schreiben wollen, klicken Sie auf das Icon Neue E-Mail-Nachricht, welches Sie im oberen linken Bereich von Outlook finden.

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Outlook öffnet daraufhin ein Fenster für die zu schreibende E-Mail.

Im oberen Abschnitt befindet sich der Kopf Ihrer E-Mail. Im Bereich unterhalb der "Betreff"-Zeile können Sie den eigentlichen Text Ihrer E-Mail eingeben.

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Erläuterungen zum Kopf einer neu verfassten E-Mail:

  • Im Kopf der E-Mail müssen Sie unter An... die E-Mail-Adresse des Empfängers angeben.
  • Im Feld Cc... können Sie die Adressen weiterer Empfänger festlegen, die Sie durch Kommata trennen sollten.
  • Hinweis: Wenn Sie auf An... oder Cc... klicken, öffnet sich das Adressbuch, aus dem Sie eingetragene Adressaten übernehmen können.
  • Den Betreff Ihrer E-Mail geben Sie im Feld neben Betreff ein.
  • Wollen Sie Dateien an Ihre E-Mail anhängen, wählen Sie zum Einfügen den Knopf Datei anfügen mit dem Büroklammer-Symbol.

Versenden einer E-Mail

Nach einem Klick auf den Button Senden versucht Outlook, den Mailserver der ZEDAT zu kontaktieren und die E-Mail über diesen zu versenden. Sofern Ihr Rechner mit dem Internet verbunden, also "online" ist, wird Ihre Mail nun verschickt. Eventuell werden Sie dabei zur Eingabe Ihres Passwortes aufgefordert. Arbeiten Sie "offline", verschiebt Outlook die Mail nur in den Postausgang und wartet mit dem Versenden. Wird der Status wieder auf "online" gesetzt, werden die E-Mails im Postausgang automatisch gesendet.

Erläuterungen zum Postausgang

Mails, die in den Postausgang verschoben wurden, können Sie sehen, wenn Sie auf den Ordner Postausgang klicken. Sie finden diesen in der linken Spalte des Outlook-Fensters. Wollen Sie eine Mail weiter bearbeiten, so klicken Sie diese Mail doppelt an. Sie können die Mail dann wie eine neue Mail bearbeiten. Um die Mail zu versenden, gehen Sie online und klicken auf Senden/Empfangen. Nun werden Ihre Mails aus dem Postausgang verschickt und neu erhaltene Nachrichten werden vom Server abgerufen.

Empfangen von E-Mails mit Outlook

Alle neuen Nachrichten werden zunächst in den Posteingang übertragen. Um die neuen Mails einzusehen, wechseln Sie bitte dorthin, indem Sie in der linken Spalte auf Posteingang klicken.

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Wollen Sie eine Mail lesen, so klicken Sie doppelt auf die Mail. Es öffnet sich ein Fenster, in dem der Inhalt der Mail angezeigt wird.

Shared Mailboxen einbinden

Der Zugriff auf "Shared Mailboxen" erfolgt analog zum Zugriff auf Mailboxen anderer Personen. Allerdings muss die shared Mailbox von einem Administrator für Sie eingerichtet worden sein.

Bei der Bearbeitung von Mails in der shared Mailbox werden gelöschte bzw. gesendete Mails sowie Entwürfe in den entsprecehnden Ordnern (_Gelöschte Elemente, Gesendete Elementen,Entwürfe_) der shared Mailbox abgelegt und nicht in den Ordnern der eigenen Mailbox. Damit können alle Personen, die auch Zugriff auf die shared Mailbox haben, auf alle von Ihnen gesendeten, gelöschten und als Entwurf gespeicherten E-Mails zugreifen.

Der Zugriff auf eine Shared Mailbox erfolgt über die Einbindung als separates E-Mail-Konto über Datei >> Konto hinzufügen. Geben Sie nur die E-Mailadresse der shared Mailbox ein, klicken auf Weiter und danach auf Fertig stellen .

Im Anschluss daran werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie Outlook neu starten müssen. Sobald Sie das getan haben, werden Sie nach den Anmeldeinformationen der shared Mailbox gefragt. Dort müssen Sie wie bei Ihrer persönlichen Mailbox FU-BERLIN\benutzer eingeben (also nicht die Kennung der shared Mailbox).


Adressbuch

Zum Adressbuch gelangen Sie über die Menüleiste Start durch Klicken auf Adressbuch, oben in der Taskleiste relativ weit rechts.

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Es öffnet sich ein neues Fenster. Wenn Sie eine bestimmte Person suchen, können Sie den Namen auch direkt im Suchfeld über dem Feld Adressbuch eingeben.

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Über die Erweiterte Suche können Sie weitere bzw. andere Details zur Suche eingeben.

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Beim Doppelklick auf einen Namen öffnet sich ein neues Fenster, welches die verfügbaren Informationen über die Person enthält, z.B. Telefonnummer oder Raumnummer.

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Wenn Sie in Outlook eine neue E-Mail schreiben und beim Eintragen der Adressen sind, können Sie mit Strg-K nach dem bisher eingetippten Text in der globalen Adressliste suchen lassen. Diese Suche ist eine sogenannte "Substring-Suche", d. h. es werden alle Einträge gefunden, in denen die Zeichenfolge (Suchstring) irgendwo auftaucht -- also nicht nur am Anfang, wie bei der Suche im Adressbuch.


Kalender

Neue Termine & Besprechungen

Im Outlook-Kalender lassen sich Termine und Besprechungen erstellen. Termine zeichnen sich dadurch aus, dass außer Ihnen keine weiteren Personen beteiligt sind oder Ressoucen (Räume, Geräte) reserviert werden müssen. Im Unterschied dazu sollen an Besprechungen andere Personen teilnehmen, die Sie direkt im Erstellungsprozess einladen können, oder Ressourcen gebucht werden.

Termine

Um einen Termin zu erstellen, klicken Sie in Outlook unten links im Navigationsbereich auf das Kalendersymbol.

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Gehen Sie anschließend auf die Schaltfläche Neuer Termin.

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Im neuen Fenster können Sie Betreff, Ort und Zeit des Termins angeben. Klicken Sie anschließend auf Speichern & Schließen, so wird der Termin in Ihrem Kalender vermerkt.

Hinweis:
Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Teilnehmer Einladen, können Sie dem Termin weitere Personen hinzufügen. Ihr Termin wird so zu einer Besprechung.

Besprechungen

Um eine neuen Besprechung zu erstellen, klicken Sie unten links im Navigationsbereich auf das Kalendersymbol.

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Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neue Besprechung.

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Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie unter An... die Adressaten eingeben, bei Beginn und Ende den Zeitraum festlegen, einen Ort angeben und eine Beschreibung hinzufügen. Weiterhin können Sie eine Raumsuche durchführen und Antwortoptionen einstellen. Über den Tab Einfügen können Sie Anhänge oder eine Signatur hinzufügen. Abschließend klicken Sie auf Senden, um die anderen Teilnehmehmer zur Besprechung einzuladen.

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Eine weitere Möglichkeit, Termine und Besprechungen zu erstellen, besteht im E-Mail- und im Kalenderbereich über die Schaltfläche Neue Elemente. Hier können Sie dann im Drop-Down-Menü entweder Neuer Termin oder Neue Besprechung auswählen. Weiterhin können Sie im Kalenderbericht direkt mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Tag gehen, und dort mit Neuer Termin oder Neue Besprechungsanfrage eine neue Aktivität erstellen.

Hinweis:
Die Synchronisierung der Kalender erfolgt ausschließlich über E-Mail. Aus diesem Grund müssen Sie als Organisator der Besprechung bei jeder Änderung eine E-Mail an die Teilnehmer versenden, damit sich auch die Kalendereinträge Ihrer Teilnehmer aktualisieren. Wenn Sie nach einer Änderung nur auf Speichern klicken, ist diese lediglich in Ihrem eigenen Kalender vorhanden.

Wenn Sie nicht der Organisator sind, können Sie zwar Änderungen an dem Termin in Ihrem Kalender vornehmen, diese werden aber nicht in die Kalender der anderen Teilnehmer übernommen. Sie können auch nicht wie der Organisator eine Aktualisierungs-E-Mail an die anderen Teilnehmer senden, um deren Kalendereinträge zu aktualisieren. Dieses Recht hat nur der Organisator.

Vorsicht:
Bitte beachten Sie vor allem, dass alle Änderungen, die Sie an einem Termin vornehmen, in dem Augenblick überschrieben werden, in dem der Organisator eine Terminaktualisierung an Sie sendet.

Neue Serientermine mit individuellen Serienelementen

Um Serientermine zu erstellen, klicken Sie bitte auf Neue Besprechung in der Taskleiste des Kalenders. Es öffnet sich ein neues Fenster.

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In der Menüleiste dieses Fensters wählen Sie Serientyp.

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Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie weitere Vorgaben für die Termine angeben, z.B. die Anzahl der Termine.

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Freigaben

Sie können anderen Teilnehmern erlauben, in Ihren Kalender zu sehen oder Ihnen beispielsweise auch einzelne Mailordner freigeben. Sie allein bestimmen,

  • ob andere Personen Zugriff auf Ihre Daten haben.
    Voreinstellung:
    kein Zugriff; jedoch sind Ihre Frei/Gebucht (free/busy) Zeiten für die anderen Exchange-Nutzer zugänglich, damit diese Sie z.B. zu Meetings einladen können.

  • auf welche Weise welche Personen auf Ihre Daten zugreifen können.

Beispielsweise können Sie festlegen, dass alle Mitarbeiter Ihrer Arbeitsgruppe sehen dürfen, wann Sie Zeit für ein Meeting haben, aber niemand sehen darf, was genau in Ihrem Kalender eingetragen ist. Ebenso können Sie einer einzelnen Person (z. B. Ihrer Vertretng) erlauben, die genauen Kalendereinträge zu sehen und gegebenenfalls auch neue Einträge vorzunehmen. Sie können Kollegen Lesezugriff auf einen bestimmten Mailordner geben usw.

Erteilte Freigaben können Sie jederzeit wieder zurücknehmen.

Freigeben des eigenen Kalenders

Sie können anderen Exchange-Nutzern erlauben, Ihren Kalender zu sehen bzw. zu bearbeiten.

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Gehen Sie dazu in Outlook in die Kalender-Ansicht und machen einen Rechts-Klick auf Meine Kalender. Dort wählen Sie Eigenschaften.

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Hier können Sie nun unter Berechtigungen Personen aus dem globalen Adressbuch hinzufügen (und auch wieder entfernen), die Zugriff auf Ihren Kalender erhalten sollen. Haben Sie mit Hinzufügen... jemanden ausgewählt, so können Sie nun anhand der Berechtigungstufen die Lese- und Schreibrechte abgestuft festlegen. Es gibt dabei 4 Kategorien:

  • Lesen
  • Schreiben
  • Elemente löschen
  • Sonstiges.

Somit können Sie z.B. jemandem erlauben, in Ihrem Kalender gebuchte Termine zu sehen und bestehende Termine zu bearbeiten, aber das Löschen von Terminen verbieten.

Hat jemand einen Kalender für Sie zum Zugriff freigegeben, so können Sie den Kalender in Ihr Outlook hinzufügen, um ihn zu sehen. Gehen Sie dazu in der Kalender-Ansicht auf Meine Kalender und wählen per Rechts-Klick Kalender hinzufügen aus und gehen dann Freigegebenen Kalender öffnen. Anschließend wählen sie aus dem Adressbuch die Person, die Ihnen den Kalender freigegeben hat.

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Hinweis:
Auf diese Weise kann lediglich der erste aufgeführte Kalender eines jeweiligen Accounts freigegeben werden.

Freigeben des eigenen Postfachs/Ordnern

Sie können anderen Exchange-Nutzern erlauben, Ihr persönliches Postfach oder einzelne Ordner darin zu sehen bzw. zu bearbeiten.

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Gehen Sie dazu in Outlook in die E-Mail-Ansicht und machen einen Rechts-Klick auf den jeweiligen Ordner. Dort wählen Sie Eigenschaften.

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Hier können Sie nun unter Berechtigungen Personen aus dem globalen Adressbuch hinzufügen (und auch wieder entfernen), die Zugriff auf Ihren Postfach erhalten sollen. Haben Sie mit Hinzufügen... jemanden ausgewählt, so können Sie nun anhand der Berechtigungstufen die Lese- und Schreibrechte abgestuft festlegen. Es gibt dabei 4 Kategorien:

  • Lesen
  • Schreiben
  • Elemente löschen
  • Sonstiges.

Somit können Sie z.B. jemandem erlauben, in Ihrem Posteingang E-Mails zu lesen, diese aber nicht zu bearbeiten oder zu löschen.


Verteilerlisten

Es gibt im Exchange-System zwei unterschiedliche Typen von Verteilerlisten, die sich in Erstellung und Nutzung unterscheiden. Bei beiden handelt es sich aber nicht um offene Mailinglisten im Stil von Majordomo, Mailman usw.

Exchange-Verteiler
Bei Exchange-Verteilern handelt es sich um vom System zur Verfügung gestellet Gruppen innerhalb von Exchange, an deren Mitglieder Mails verschickt werden können. Die Gruppen bzw. Verteiler können daher auch nur E-Mailadressen enthalten, die im Exchange-Adressbuch enthalten sind. Solche Verteiler können von allen genutzt werden.

persönliche Verteilerlisten
Verteilerlisten, die in Ihrem Outlook im Bereich Kontakte erstellt werden, sind gewiisermaen lediglich Kurzbezeichnungen für eine Liste von Mailadressen, die dann alle im To: Feld stehen. Dies ist als Erleichterung für Ihre tägliche Arbeit gedacht -- allerdings stehen diese Listen auch ausschließlich Ihnen zur Verfügung und können nicht von anderen verwendet werden.

Eine solche Verteilerliste können Sie erstellen, indem Sie im Bereich Personen in der Taskleiste Start auf Neue Elemente klicken. Gehen Sie dann ganz unten in der Liste auf Weitere Elemente und wählen Sie Kontaktgruppe aus.

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Sie können nun in einem neuen Fenster Mitglieder hinzufügen und die Liste unter einem Namen in Ihren Kontakten speichern.

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Hinweis:
Es empfiehlt sich, für die Kommunikation innerhalb von Grremien usw. "echte" Mailinglisten zu verwenden, damit die Liste der Mitglieder nur an einer Stelle gepflegt werden muss. Die ZEDAT bietet dafür die Ntzung eines Mailinglisten-Servers an. Details dazu finden Sie unter:
https://www.zedat.fu-berlin.de/Mailinglisten


Öffentliche Ordner

Öffentliche Ordner sind ein gutes Werkzeug zum Sammeln, Organisieren und Freigeben von Informationen zu ausgewählten Themen und Projekten innerhalb einer Organisation. Die Inhalte eines öffentlichen Ordners sind für alle Personen mit entsprechender Berechtigung zugänglich. Anders als bei einer E-Mail werden die Nachrichten in einem öffentlichen Ordner nicht direkt Empfänger zugestellt, um überfüllte Postfächer zu vermeiden. Stattdessen kann jeder den Ordner ansehen, wenn er nach interessanten Beiträgen sucht.

Öffentliche Ordner sind derzeit nur mit dem Outlook-Client abrufbar. OWA und mobile Apps unterstützen diese Möglichkeiten nicht.

Ordnerbereich öffnen

Möchten Sie in den Ordnerbereich gelangen, klicken Sie unten links auf die drei Punkte und klicken auf Ordner.

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Klicken Sie dann auf den kleinen Pfeil links von Öffentliche Ordner und dann auf den kleinen Pfeil links von Alle Öffentlichen Ordner. Nun werden Ihnen alle öffentlichen Ordner angezeigt. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination STRG+6 drücken.

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Inhalte

Die Öffentlichen Ordner können sehr unterschiedliche Informationen enthalten. Dazu gehören Textdokumente, aber auch Dienst- und Terminpläne sowie Adresslisten. Administriert werden diese von sogenannten Operatoren - diese können unter Eigenschaften des Objekts eingesehen werden. Dort gehen Sie auf den Tab Ordnerübersicht. Im Feld Ordnerkontaktpesonr stehen nun die jeweiligen Administratoren.

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lokales & Online-Archiv

Belegen Ihre bisherigen E-Mails bereits einen großen Teil Ihrer verfügbaren Quota, empfiehlt sich eine Archivierung der Daten außerhalb des eigentlichen Mail-Kontos. Dafür stehen Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: ein lokales Archiv auf dem jeweiligen Rechner oder ein Online-Archiv, auf das von jedem Rechner zugegriffen werden kann.

Hinweis:
Das Online-Archiv muss seperat beantragt werden und umfasst eine 50GB Quota; eine weitere Erhöhung der Quota ist dabei nicht vorgesehen.

Hinweis:
Wenn Sie ein Online-Archiv besitzen, entfällt die Möglichkeit der Autoarchivierung und wird in den Outlook-Optionen nicht mehr angezeigt.

lokales Archiv

Klicken Sie hierfür auf das Register Datei, dann auf Tools zum Aufräumen und dort wählen Sie Archivieren....

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In dem neuen Fenster können Sie die Ordner und das Alter der Elemente, die Sie archivieren wollen, auswählen. Die Daten werden dann in einer pst-Datei am gewünschten Speicherort abgelegt.

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Bei einigen Outlook-Versionen kann das evtl. etwas anders aussehen. Bitte suchen Sie dann in der Hilfe-Funktion nach dem Stichwort "Autoarchivierung".

Online-Archiv

Eine weitere Möglichkeit der Datenarchivierung ist über sogenannte Richtlinien verfügbar. Dies ermöglicht es Ihnen, Daten nach bestimmten Regeln in ein online verfügbares Archivpostfach zu speichern. Dazu machen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Ordner und klicken dann auf Datendateneigenschaften oder Eigenschaften. Es öffnet sich ein neues Fenster.

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Unter dem Reiter Richtlinie finden Sie den Bereich Online-Archiv. Dieser ermöglicht es Ihnen, Daten online auf einem anderen Server der FU Berlin zu speichern. Sie können wählen, ab welchem Alter der Nachrichten diese in das Online-Archiv verschoben werden sollen. Danach müssen Sie auf Übernehmen klicken.

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Ändern Sie die Einstellungen des Online-Archivs, so erhalten Sie folgende Nachricht, da die Aktualisierung nur einmal täglich durchgeführt wird:

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Sie haben jederzeit Zugriff auf das Online-Archiv. Es befindet sich links unterhalb Ihres E-Mail-Kontos.

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Wiederherstellung & Datensicherung

Gelöschte Elemente wiederherstellen

Wenn Sie eine E-Mail, z.B. im Posteingang, aus Versehen gelöscht haben, wird diese zunächst in den Papierkorb verschoben. Klicken Sie auf Gelöschte Elemente (=Papierkorb) und machen Sie einen Rechtsklick auf die gelöschte E-Mail. Diese können Sie dann über Verschieben in den Posteingang oder einen anderen Ordner wiederverwenden. Dies funktioniert analog in der Outlook Web App (OWA).

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Beim Löschen einer E-Mail im Junk-Mail-Ordner werden Sie gefragt, ob diese endgültig gelöscht werden soll. Endgültig gelöschte E-Mails finden Sie dann nicht im Papierkorb wieder.

Hinweis:
Mail im Junk-Mail-Ordner werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Sie müssen also diesen Ordner nicht händisch aufräumen.

Endgültig gelöschte Elemente wiederherstellen

Um endgültig gelöschte E-Mails wiederherzustellen, gehen Sie zum Ordner Gelöschte Elemente. Dort finden Sie in der Taskleiste die Aktion Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen. Klicken Sie darauf. Es öffnet sich eine neues Fenster (Siehe untere Abbildung). Hier können Sie nun die gewünschten Mails markieren und unten Ausgewählte Elemente wiederherstellen wählen. Diese finden Sie dann im Ordner Gelöschte Elemente. Von dort können Sie die E-Mails dann durch einen Rechtsklick in einen gewünschten Ordner verschieben.

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